1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Gesellschaften der MAN Gruppe (nachfolgend „MAN“) ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle ihren Sitz hat.

Ergänzend haben sich die MAN-Gesellschaften durch eine verbindliche Konzernrichtlinie zu einem umfassenden und einheitlichen Schutz personenbezogener Daten verpflichtet. Hierdurch wird innerhalb der MAN weltweit ein Schutzniveau sichergestellt, dass demjenigen in Deutschland und der Europäischen Union vergleichbar ist.

Ferner sind unsere Mitarbeiter zur Wahrung der Vertraulichkeit bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

b) Verantwortliche Stelle und Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die MAN-Gesellschaft, die Ihre Daten im Rahmen eines bestehenden oder sich anbahnenden Vertragsverhältnisses verarbeitet.

Bei datenschutzbezogenen Fragen wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten/ Datenschutzkoordinator bei der MAN-Gesellschaft, mit der ein Vertragsverhältnis besteht bzw. sich anbahnt.

Datenschutzbeauftragte/ Datenschutzkoordinatoren der MAN finden Sie hier .

  

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Zweckbindung und Rechtsgrundlage

MAN verarbeitet Ihre personenbezogene Daten, um das mit Ihnen bestehende oder sich anbahnende Vertragsverhältnis durchzuführen und zu verwalten. In diesem Zusammenhang werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen verschiedener Verarbeitungstätigkeiten zu unterschiedlichen Zwecken verarbeitet.

b) Datenquellen

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des bestehenden bzw. sich anbahnenden Vertragsverhältnisses erhoben Verpflichtung zur Datenbereitstellung

c) Verpflichtung zur Datenbereitstellung

Die zur Durchführung des Vertragsverhältnis erforderlichen personenbezogenen Daten müssen Sie dem Verantwortlichen bereitstellen. Ohne diese Bereitstellung kann MAN den gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen und das Vertragsverhältnis nicht eingehen.

d) Zweckbestimmung der Verarbeitungstätigkeiten

Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Zweckbestimmungen unserer Verarbeitungstätigkeiten:

  

Ausschreibung von Dienstleistungen und Material

Anfragen versenden, Ausstehende Angebote einfordern, Kaufmännische Prüfung und Vollständigkeitsprüfung der Angebote, Verhandlungen führen.

  

Bestellabwicklung (Material, Dienstleistungen)

Bestellung im System schreiben, aufgeben, versenden und verfolgen.

  

Lieferantenbetreuung

Kommunikation bzgl. der Produkte oder Dienstleistungen, Beantwortung von Anfragen bzw. Anforderungen, Engpass- und Risikomanagement.

  

Beschaffungscontrolling

Umsatzzahlen zu Lieferanten bzw. zu Sachnummern.

  

Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Sicherstellung von Compliance-Anforderungen durch Prüfhandlungen (z.B. Sanktionslistenprüfung, Geldwäsche) , Betrieb eines internen Kontrollsystem (IKS) und anderer Monitoring-Systeme zu Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsprozesse

  

Die verarbeiteten Daten sind unter folgenden Datenkategorien einzuordnen:

  

• Berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten
• IT-Nutzungsdaten
• Daten zu persönlichen/beruflichen Verhältnissen & Merkmalen
• Bonitäts- und Bankdaten
• Vertragsdaten

  

Die oben genannten Verarbeitungstätigkeiten sind durch nachfolgende Rechtsgrundlagen legitimiert:

  

• Einwilligung zu einem oder zu mehreren bestimmten Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
• Erfüllung des Vertrags oder Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)
• Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO
  
  • Bestehen einer maßgeblichen und angemessenen Beziehung zwischen Verantwortlichem und Betroffenen
  • Verhinderung von Betrug
  • Direktwerbung
  • Übermittlung von Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke (einschließlich Kunden und Beschäftigtendaten)

  

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten können in bestimmten Fällen auch an andere Stellen weitergegeben werden:

Wenn die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung oder Anbahnung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, wie z.B. bei der Finanzierung des Vertragsgegenstands oder bei der gemeinsamen Auftragsabwicklung mit projektbezogenen Partnern (z.B. Aufbauhersteller).

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an von uns beauftragte Dienstleiter im Rahmen von Auftragsverarbeitungen weiter (z.B. Digitalisierung von Papierrechnungen, Bereitstellung einer Lieferantenplattform).

Die Weitergabe Ihrer Stamm- und Kontaktdaten erfolgt zur Sicherstellung eines einheitlichen und aktuellen Datenbestandes in einer zentralen Datenbank (auf diese Datenbank können auch andere Unternehmen der Volkswagen Gruppe zugreifen) und zur Bonitätsprüfung.

Wenn Sie zugestimmt haben, können wir Ihre Ihre Stamm- und Kontaktdaten sowie die Angebots- und Bestelldaten zu Zwecken der Lieferantenbetreuung wie z.B. Kommunikation auch an entsprechende Unternehmen der Volkswagen Gruppe weitergeben.

Wenn wir zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zur Einhaltung nationaler Rechtsvorschriften verpflichtet sind, z.B. Übermittlung an Finanzbehörden, Gerichte, Wirtschaftsprüfer.

Mit allen datenempfangenden Gesellschaften der MAN- und Volkswagen-Gruppe wurden Datenschutzverträge abgeschlossen, um ein hohes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Sollten wir personenbezogene Daten an verbundene Unternehmen oder Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene und ausreichende Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standarddatenschutzklauseln oder Zertifizierung nach dem EU/US Privacy Shield) vorhanden sind.

4. Datenspeicherung und –löschung

Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, oder noch gesetzliche Verjährungsfristen laufen. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), Handelsgesetzbuch (HGB), oder in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind.

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung, sofern weitere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der Produkthaftung.

5. Ihre Rechte

Neben dem Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten und Berichtigung Ihrer Daten haben Sie, soweit dem keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, auch das Recht auf Löschung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung bzw. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Ferner steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung unberührt.

Soweit notwendig, müssen wir Ihre Identität verifizieren, bevor wir Ihre Anträge bearbeiten können.

Sollten trotz unserer Bemühungen um Datenrichtigkeit und Aktualität falsche Informationen gespeichert sein, werden wir diese nach entsprechendem Hinweis berichtigen.

Bei Beschwerden besteht die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 Abs.1,4 DS-GVO.

7. Sicherheit

Ihre Daten werden von MAN durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu verhindern vermeiden.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. die Datenverschlüsselung, werden entsprechend der technologischen Entwicklung regelmäßig verbessert.